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Charte de protection des Données Personnelles

OBJECTIFS

Accordant une grande importance au respect de la vie privée des Utilisateurs (ci-après « Vous »), l’Association ALC met à votre disposition sa Charte de Protection des Données à Caractère Personnel afin de vous informer de la façon la plus transparente des traitements mis en œuvre dans le cadre de l’accompagnement social, des services du Site (tels que abonnements aux Lettres d’information, envois de publications, enquêtes …).

Cette Charte répond à la réglementation en vigueur et notamment au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), et abrogeant la directive 95/46/CE.

  

DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

De manière générale, l’Association ALC s’engage pour que les Données à Caractère Personnel vous concernant :

  • Soient obtenues et traitées loyalement et licitement et de façon transparente,
  • Soient collectées pour des finalités déterminées et licites sur la base de l’intérêt légitime,
  • Soient utilisées conformément à ces finalités,
  • Soient adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités dans le respect du principe de minimisation.

Les différentes catégories de Données à Caractère Personnel collectées dans l’utilisation des Services proposés sur notre Site sont les suivantes :

  • Données d’identification (notamment nom, prénom, numéro de client) ;
  • Données de contact (notamment adresse postale ou électronique) ;
  • Données d’usage (notamment pages web visitées, destinations appelées) ;
  • Données de connexion (notamment adresse IP de votre ordinateur, logs de connexion et d’usage) ;
  • Données commerciales (liste des Produits et Services dont Vous bénéficiez) ;
  • Données de contenus.

Les différentes catégories de Données à Caractère Personnel collectées dans le cadre de la gestion des candidatures en vue de recrutements (CV, comptes rendus d’entretien, …) sont traitées par l’Association ALC, en sa qualité de responsable de traitement sur la base de l’intérêt légitime de l’Association à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi ou les emplois qui pourrait(aient) lui être proposé(s) pendant la durée de conservation de ses Données, ainsi que la nécessité de prendre les mesures préalables à la conclusion du contrat de travail.

Elles sont les suivantes :

  • Données d’identification des candidats (notamment, prénom, nom, photographie, date de naissance, adresse postale, n° de téléphone, adresse e-mail)
  • Expériences professionnelles, formations, langues.

Les différentes catégories de Données à Caractère Personnel collectées dans le cadre la relation avec le donateur et le potentiel donateur, sont traitées par l’Association ALC, en sa qualité de responsable de traitement sur le base des fondements juridiques suivants :

Détail des finalités du traitement

Fondement juridique PAR TRAITEMENT

Suivi de la relation donateurs (solliciter pour de nouveaux dons, informer sur les actions et appels à dons, répondre aux questions, proposer un espace donateur)

Intérêt légitime d’ALC à répondre à toutes les questions et demandes des donateurs, à leur donner la possibilité de se créer un espace donateur personnel, à gérer la bonne affectation de leurs dons, à leur proposer des opportunités de dons pertinentes, dont les libéralités lui permettent de contribuer à mettre en œuvre son objet statutaire.

Gestion des dons et libéralités et émission des reçus fiscaux et conservation des pièces comptables

Obligation légale

Prospections caritatives et information sur les actions de l’association et les besoins en matière de dons

Intérêt légitime d’ALC à mieux cibler ses campagnes de collecte de dons et identifier de futurs donateurs ou testateurs, dont les libéralités lui permettent de contribuer à mettre en œuvre son objet statutaire.

 

Elles sont les suivantes :

  • Etat civil : Nom et prénom, civilité, date de naissance
  • Nom de l’organisation mécène
  • Type d’organisation
  • Contacts au sein de l’organisation
  • Fonctions dans l’organisation
  • Adresses postales
  • Adresses électroniques
  • Numéros de téléphone
  • Numéros de téléphone
  • Site web
  • Les actions menées, le suivi des relations donateurs
  • Historique des transactions et modalités de paiement
  • Les informations qui nous sont communiquées volontairement telles que la composition et situation familiale, financière, les souhaits testamentaires du donateur et potentiel donateur.

Les données collectées ne présentent pas de caractère sensible.

  

DESTINATAIRES

Les Données à Caractère Personnel des usagers et/ou des salariés pourront être traitées par le personnel habilité (Travailleurs sociaux, administratif, RH et support fonctionnel) de l’Association ALC et autres partenaires habilités.

Si ces destinataires sont amenés à traiter vos Données à Caractère Personnel en dehors de l’Union Européenne, les transferts seront réalisés dans le respect de la Réglementation.

Concernant les données des donateurs et potentiels donateurs, certaines des données personnelles sont susceptibles d’être partagées avec certains de nos prestataires, lesquels accompagnent ALC notamment pour :

  • Réaliser et suivre des campagnes d’appel à dons
  • Héberger notre CRM donateurs et formulaire de don en ligne
  • L’hébergement de notre site internet.

  

FINALITES

Les Données à Caractère Personnel sont collectées dans le cadre des finalités suivantes :

  • Accompagnement social des Utilisateurs,
  • Gestion des demandes des Utilisateurs,
  • Gestion des avis Utilisateurs,
  • Statistiques,
  • Gestion des abonnements aux lettres d’information,
  • Gestion des recrutements et des campagnes de stage,
  • Planification des actions de développement RH,
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion de la relation donateurs (solliciter pour de nouveaux dons, informer sur les actions et appels à dons)
  • Gestion des dons et libéralités et émission des reçus fiscaux
  • Prospections caritatives et information sur les actions et les besoins en dons

  

DROITS DES UTILISATEURS

L’Association ALC s’engage à ce que vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, de portabilité, de limitation, d’opposition, de définition des directives relatives au sort de vos Données à Caractère Personnel après votre mort suite à une demande adressée par voie postale ou électronique à l’Association ALC, responsable du traitement (vos demandes seront prises en compte dans un délai maximum d’un mois).

Les droits définis au présent article s’exercent auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) par courrier postal à cette adresse :

Association ALC – Référent DPO – 2, Avenue du Dr E. Roux – l’Octogone – 06200 NICE.

Par exception, les droits à rectification peuvent aussi être adressés par courrier électronique à l’adresse suivante : ressources.humaines@association-alc.org

Vous disposez par ailleurs, en cas de non-respect par l’Association ALC de ses obligations au titre de la législation/réglementation en vigueur, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Les Données à Caractère Personnel qui vous seront communiquées dans le cadre de l’exercice de votre droit d’accès le seront à titre personnel et confidentiel. A ce titre, pour que votre demande d’accès soit prise en compte, vous devrez faire parvenir les éléments nécessaires à votre identification à savoir, une attestation écrite sur l’honneur par laquelle vous certifiez être le titulaire desdites Données à Caractère Personnel ainsi qu’une photocopie d’une pièce d’identité.

  

CONSERVATION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

L’Association ALC ne conserve Vos Données à Caractère Personnel que pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités susvisées ou pour nous permettre de répondre à nos obligations légales.

Les Données à Caractère Personnel relatives à la gestion des recrutements sont conservées pendant une durée de vingt-quatre (24) mois après le dernier contact du candidat par l’Association ALC.

La durée de conservation de vos Données Personnelles dépend de l’accompagnement. Cette durée est inscrite dans la charte de l’archivage interne. L’Association ALC s’engage à ne pas conserver vos Données Personnelles au-delà de la durée nécessaire à la fourniture du service, et donc à votre utilisation du service, augmentée de la durée de conservation imposée par les règles applicables en matière de prescription légale.

Concernant les données des donateurs et potentiels donateurs :

Nous veillons à conserver vos données personnelles pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités exposées ici ou conformément à ce qui est prévu par la loi applicable.

Détails :

Donateurs actifs : Les données peuvent être conservées en base active 10 ans à partir : du dernier don ou du renouvellement de l’intérêt par les personnes concernées. Elles sont anonymisées et conservées ensuite à des fins d’analyse et statistiques en archivage. Pour les personnes ayant interdit toute communication par ALC : auquel cas, elles seront exclues du publipostage à la demande du client pour raisons RGPD, et les données nécessaires à leur identification : courriel, nom, prénom, adresse postale, seront archivées.

Prospects testeurs et testateurs actifs : Les données peuvent être conservées en base active jusqu’à exécution du testament et en archivage ensuite sans limite de durée, la RGPD excluant les personnes décédées dans le traitement des données personnelles excepté si le testateur désigne une personne pour le droit à l’oubli. Elles seront supprimées si le testateur change d’avis et le fait savoir. Pour les personnes ayant interdit toute communication par ALC : auquel cas, elles seront exclues du publipostage à la demande du client pour raisons RGPD, et les données nécessaires à leur identification : courriel, nom, prénom, adresse postale, seront archivées.

Potentiels donateurs :

Les données peuvent être conservées 6 ans à partir de l’obtention de ces données ou du renouvellement de l’intérêt par les personnes concernées en base active. Elles sont supprimées ensuite, sauf pour les personnes ayant interdit toute communication par ALC : auquel cas, elles seront exclues du publipostage à la demande du client pour raisons RGPD, mais les données nécessaires à leur identification : courriel, nom, prénom, adresse postale, seront archivées.

  

PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

L’Association ALC s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant vos Données Personnelles (destruction, perte, altération ou divulgation), l’Association ALC s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données Personnelles, notamment auprès de la CNIL.

Politique en matière de cookies

Le site de l’Association ALC et toutes ses pages Web utilisent des cookies pour vous distinguer des autres utilisateurs du site. Cela nous permet d’améliorer les services et d’optimiser votre expérience utilisateur.

Un cookie consiste en une chaîne d’informations au format texte transférée par un site Web vers le disque dur de votre ordinateur afin que le site Web se souvienne de vous. La plupart des sites Web importants utilisent des cookies. En général, un cookie contient le nom du domaine d’origine du cookie ; la « durée de vie » du cookie et une valeur, à savoir un numéro unique créé de façon aléatoire.

Sur le site l’Association ALC, il existe deux types de cookies :

·       des cookies temporaires, qui demeurent dans le fichier cookie de votre navigateur jusqu’à ce que vous quittiez le site,

·       des cookies persistants, qui demeurent beaucoup plus longtemps dans le fichier cookie de votre navigateur (la durée dépend de la durée de vie du cookie en question).

Les cookies temporaires sont utilisés :

·       Pour vous permettre de transférer des informations d’une page à l’autre de notre site sans avoir à les saisir à nouveau,

·       Pour vous permettre d’accéder aux informations d’enregistrement conservées.

Les cookies persistants sont utilisés :

·       Pour nous aider à vous identifier en tant que visiteur (à l’aide d’un numéro, pas personnellement) lorsque vous revenez sur notre site Web,

·       Pour compiler des statistiques globales anonymes qui nous permettent de comprendre comment les visiteurs utilisent notre site et nous aident à améliorer la structure de notre site Web. Nous ne pouvons pas vous identifier personnellement de cette façon.

Vous avez la possibilité de voir la liste des cookies utilisés sur le site afin de les d’accepter ou de refuser les cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur. Cependant, vous risquez de perdre certaines fonctions interactives du service si les cookies sont désactivés.

Un message d’alerte, sous forme de bandeau, demande à chaque personne, visitant le Site, s’il accepte les cookies.

L’Utilisateur se rendant sur la page d’accueil ou une autre page du Site via un moteur de recherche sera informé:

  • Des finalités précises des cookies utilisés ;
  • De la possibilité de s’opposer à ces cookies en cliquant sur un lien présent dans le bandeau ;
  • Et de poursuivre sa navigation en acceptant le dépôt de cookies sur son terminal.
  • Le bandeau ne disparaîtra que lorsque l’Utilisateur aura donné son consentement libre, éclairé et non équivoque.

Vous pouvez supprimer et bloquer tous les cookies en provenance du site de l’Association ALC. Pour ce faire, modifiez le paramètre de votre navigateur permettant de refuser certains ou tous les cookies. Sachez cependant que si vous décidez de bloquer les cookies via votre navigateur, certains éléments de notre site Web risquent de ne pas fonctionner correctement.

  

COMMUNICATION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

En aucun cas, l’Association ALC ne partagera ni ne divulguera vos Données à Caractère Personnel, excepté dans les cas suivants :

  • Lorsque vous avez donné votre accord à l’Association ALC,
  • Lorsque l’Association ALC doit partager vos Données à Caractère Personnel avec les prestataires et notamment ses prestataires techniques pour vous permettre d’utiliser le Site et/ou Vous fournir l’information que vous avez demandée (stockage des données personnelles sur notre serveur internet hébergé par notre prestataire),
  • Lorsque l’Association ALC y est contrainte par une autorité judiciaire ou par la loi.

  

SECURITE

L’Association ALC fait ses meilleurs efforts pour protéger vos Données à Caractère Personnel contre toute forme de dommage, perte, détournement, intrusion, divulgation, altération ou destruction, notamment par :

  • L’utilisation d’un contrôle d’entrée, aux sites et aux locaux sensibles,
  • La protection des sites et locaux par un système d’alarme anti-intrusion,
  • L’accès à l’administration et aux données du Site restreint aux seules personnes habilitées ;
  • La mise en place de procédures de sécurité préventives, curatives, et de contrôle pour la gestion des incidents de sécurité.

Les salariés de l’Association ALC qui, du fait de leur fonction, auraient accès à vos Données à Caractère Personnel sont tenus à la plus grande confidentialité quant au traitement de celle-ci.

  

GLOSSAIRE

Chaque terme débutant par une majuscule a le sens qui lui est donné ci-après.

  • « Politique de confidentialité et de protection des Données Personnelles » et « Politique » : désigne la présente Politique décrivant les mesures prises pour le traitement, l’exploitation et la gestion de vos Données Personnelles et vos droits en tant que personne concernée par le traitement.
  • « Données Personnelles » : Désigne toute information se rapportant à vous et permettant de vous identifier directement ou indirectement.
  • « Traitement » : Désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à vos Données Personnelles.
  • « Responsable du traitement » : Désigne l’Association ALC qui réalise le traitement de vos Données Personnelles.
  • « Violation de données à caractère personnel » : Désigne une violation de la sécurité, entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés à vos Données Personnelles.
  • « Destinataire » : Désigne le service ou l’entreprise qui reçoit communication et peut accéder à vos Données Personnelles.